Basisprincipes SpinOffice CRM

SpinOffice CRM is gebaseerd op het idee dat u uw klanten het beste kunt bedienen als u weet wat er gaande is. Het systeem moet dus iedere e-mail automatisch registreren en bestanden opslaan die u verstuurd naar- of ontvangt van klanten en prospects. Het moet alle gebeurtenissen vastleggen en op die manier een betrouwbare database voor u opbouwen. Een andere pijler van succes is dat het programma u tijd moet besparen. Alleen dan wilt u het gebruiken voor alles wat u doet.

Wat zijn de basisprincipes van SpinOffice CRM?

In principe is SpinOffice CRM een systeem waarbij u eenvoudig alle contactgegevens kunt beheren en informatie kunt filteren naargelang uw behoeften. Iedere relatie heeft een eigen ‘relatiekaart‘ met eigenschappen en kenmerken zoals bijvoorbeeld gekochte producten of diensten, interesses en/of behoeften.

Nadat u een aantal contactpersonen heeft ingevoerd in SpinOffice, is het raadzaam om uw bestaande e-mail aan SpinOffice te koppelen door het invoeren van de IMAP- gegevens. Iedere e-mail komt binnen in uw persoonlijke Postvak IN en de inhoud van de e-mail wordt versleuteld opgeslagen op onze server. Wanneer de inkomende e-mail afkomstig is van een relatie die al in uw systeem aanwezig is, koppelt SpinOffice het bericht automatisch aan de relatie. Door te dubbelklikken op de naam in de Postvak IN, navigeert het systeem naar de relatiekaart zodat u snel aanvullende informatie kunt vinden.

Elke relatiekaart heeft ook een archief; in het archief vind u alle communicatie tussen u en de betreffende relatie. Ook alle bestanden, taken, afspraken en alle andere communicatie is hier te vinden. Als u SpinOffice met uw team gebruikt, dan toont het archief ook alle communicatie van uw collega’s met de betreffende relatie.

“SpinOffice is eenvoudig, maar toch robuust. Wij hebben precies nul uur downtime gehad sinds we SpinOffice gebruiken. De klantenservice is ongeëvenaard, en het bedrijf is altijd op zoek naar manieren om functionaliteiten te verbeteren en tegelijkertijd de elegantie en eenvoud te behouden die wij zo aantrekkelijk vinden.”
– MIKE NONELLE
V.P. & SENIOR FRANCHISE CONSULTANT

U kunt ook bestanden opslaan in SpinOffice, gekoppeld aan relaties. Dus offertes, contracten, facturen, gescande documenten of documenten waar u nog aan werkt. Elk document dat u of uw collega per mail ontvangt, wordt automatisch in het archief gearchiveerd. Het is ook mogelijk om documenten te importeren of nieuwe documenten te maken. Om ervoor te zorgen dat u tijd bespaart, kunt u documentsjablonen gebruiken die automatisch worden gevuld met persoonlijke gegevens van de relatie.

De agenda in SpinOffice is net als iedere andere agenda, behalve dat een agenda- item ook weer aan een relatie kan worden gekoppeld, zodat u gemakkelijk kunt zien wanneer en hoe vaak u een relatie heeft ontmoet. U kunt ook documenten en bestanden koppelen aan afspraak; dit wordt veel gebruikt voor call-reports en afspraakbevestigingen.

Op de achtergrond kan SpinOffice synchroniseren met uw iOS- of Android- apparaat. Het enige wat u hoeft te doen is de synchronisatie-optie te activeren (menu-optie Beheer -> Persoonlijke instellingen) en SpinOffice synchroniseert alle gewenste relaties en agenda-afspraken met uw apparaten. Uw zakelijke e-mail is in sync via IMAP.

We zijn verheugd dat u SpinOffice CRM gebruikt. Laat het ons weten als u vragen heeft, zodat we u kunnen helpen.

SpinOffice support team