Het vaststellen van de kosten van een CRM-systeem is vergelijkbaar met het bepalen van de kosten van een huis of auto – het hangt af van verschillende factoren. Evenzo kan er geen eenduidig antwoord worden gegeven op de vraag over de kosten van een CRM-pakket. Maar toch, laten we proberen deze kwestie te ontwarren.

In deze blogpost zullen wij dieper induiken in de kosten en voordelen van het implementeren van een CRM-systeem voor MKB-bedrijven. Door een globale analyse van zowel de financiële implicaties als de operationele voordelen, zullen we ontdekken hoe een goed gekozen CRM de groei en efficiëntie van MKB-bedrijven kan stimuleren.

De volgende onderwerpen komen aan bod:

1. Inleiding

In een tijdperk waarin klantrelaties cruciaal zijn voor het succes van elk bedrijf, staat het MKB voor de uitdaging om concurrerend te blijven in een steeds veranderend zakelijk landschap. Het beheren en onderhouden van sterke klantrelaties is niet alleen essentieel voor het behoud van bestaande klanten, maar ook voor het aantrekken van nieuwe. Hier komt Customer Relationship Management (CRM) om de hoek kijken als een krachtig hulpmiddel voor MKB-bedrijven.

Maar eerst kort antwoord op de vraag, wat is CRM? Het begrijpen van de definitie van een CRM-systeem is essentieel om de waarde en functionaliteit ervan te waarderen. CRM staat voor Customer Relationship Management, wat zich vertaalt naar het beheren van klantrelaties. Een CRM-systeem is een technologische oplossing die bedrijven helpt bij het organiseren, automatiseren en synchroniseren van verschillende aspecten van klantinteracties, met als doel het verbeteren van de klanttevredenheid, het vergroten van de loyaliteit en het verhogen van de omzet.

2. Wat zijn de voordelen van een CRM-systeem?

Het implementeren van een CRM-systeem biedt tal van voordelen voor MKB-bedrijven, waardoor ze hun relatiebeheer kunnen verbeteren, de productiviteit kunnen verhogen en betere zakelijke beslissingen kunnen nemen. Hieronder worden enkele van de belangrijkste voordelen uitgelicht:

Verbeterde klantrelaties

• Centrale klantendatabase: een CRM-systeem biedt een centrale locatie voor het opslaan van klantgegevens, waardoor alle medewerkers toegang hebben tot up-to-date informatie over klanten en prospecten.
• Personalisatie van interacties: met gedetailleerde klantprofielen kunnen MKB-bedrijven gepersonaliseerde interacties creëren, zoals gerichte marketingcampagnes, aangepaste aanbiedingen en proactieve klantenservice.

Verhoogde productiviteit

• Automatisering van taken: CRM-systemen kunnen repetitieve taken automatiseren, zoals het verzenden van follow-up e-mails, het plannen van afspraken en het genereren van rapporten, waardoor medewerkers meer tijd hebben om zich te concentreren op waardevollere taken.
• Efficiëntie in communicatie: door alle communicatie met klanten te centraliseren binnen het CRM-systeem, kunnen medewerkers snel en gemakkelijk relevante informatie delen en samenwerken, wat de efficiëntie van het team ten goede komt.

Betere besluitvorming

• Gegevensanalyse en rapportage: CRM-systemen bieden krachtige analysetools waarmee MKB-bedrijven trends kunnen identificeren, prestaties kunnen volgen en inzicht kunnen krijgen in het gedrag van klanten, wat hen in staat stelt om datagestuurde beslissingen te nemen.
• Inzicht in klantgedrag en trends: door het bijhouden van klantinteracties en transactiegeschiedenis kunnen MKB-bedrijven beter begrijpen wat hun klanten drijft en welke trends zich voordoen in hun markt, waardoor ze proactief kunnen reageren en zich aanpassen aan veranderende behoeften.

Het implementeren van een CRM-systeem biedt MKB-bedrijven dus niet alleen de mogelijkheid om hun klantrelaties te versterken, maar ook om hun operationele efficiëntie te verbeteren en data-gestuurde beslissingen te nemen die bijdragen aan het succes en de groei van hun bedrijf.

3. Hoe zijn de kosten van een CRM meestal opgebouwd?

Bij het overwegen van de implementatie van een CRM-systeem moeten MKB-bedrijven zich bewust zijn van de verschillende kosten die hiermee gepaard gaan. Deze kosten kunnen variëren, afhankelijk van factoren zoals de gekozen CRM-oplossing, de omvang van het bedrijf en de gewenste functionaliteiten. Hieronder worden de belangrijkste kosten van een CRM-systeem voor MKB-bedrijven besproken.

Licentiekosten

Vaak bieden CRM-aanbieders periodieke licentiekosten voor het gebruik van de CRM-software. Deze kosten kunnen op maandelijkse of jaarlijkse basis worden berekend. Daarmee wordt de ondernemers dus geen eigenaar van de CRM-software maar huurt u de software en krijgt u gebruikersrechten.

De licentiekosten van een CRM-systeem voor een MKB-organisaties variëren tussen de € 25 en de € 300 per gebruiker per maand. Dit zijn alleen de abonnementskosten, exclusief andere kosten zoals implementatie, advies, aanvullende training en andere componenten. Bij SpinOffice CRM valt de helpdesk support ook binnen het abonnement.

De meeste leveranciers geven toegang tot meer functionaliteiten bij hogere abonnementsprijzen per gebruiker. Dit is bij SpinOffice CRM ook het geval, bekijk de editie-vergelijking voor de verschillen.

Implementatiekosten

Naast de licentiekosten kunnen er mogelijk eenmalige licentiekosten betalen voor de aanschaf van de CRM-software. Deze kosten kunnen variëren afhankelijk van de leverancier en het gekozen pakket.

Bij SpinOffice CRM wordt geen aanschaf van de software gerekend, een implementatietraining in de eerste maand is mogelijk en gewenst maar niet verplicht.

Daarnaast kunnen er, afhankelijk van de specifieke behoeften van het bedrijf, aanpassingen en configuraties nodig zijn om het CRM-systeem aan te passen aan de bedrijfsprocessen en vereisten. Deze aanpassingen kunnen extra kosten met zich meebrengen.

Training

Het trainen van medewerkers om het CRM effectief te gebruiken is essentieel voor een succesvolle implementatie. Vaak zijn er handleidingen en online video’s die uitkomst bieden. Voor optimaal gebruik van een CRM-systemen is het trainen van gebruikers verstandig. Daarmee borgt u dat gebruikers zo snel mogelijk zoveel mogelijk resultaat halen door te werken met de software. De opzet en kosten van de training zijn sterk afhankelijk van de hoeveelheid gebruikers. Als voorbeeld, voor een MKB-bedrijf met 10 gebruikers moet u in de meeste gevallen rekening houden met meerdere dagen ondersteuning terwijl voor 2 gebruikers een dagdeel voldoende is.

Deze trainingskosten kunnen bestaan uit interne trainingen, workshops of externe trainingssessies georganiseerd door de CRM-leverancier.

Bij SpinOffice CRM werkt het als volgt; met een simpele implementatietraining voor € 960 bent u op dezelfde dag nog up-and-running. Voor single-users geldt een aangepast tarief. Daarnaast zijn er verschillende CRM-trainingen beschikbaar om te volgen.

Support & advies

In de zoektocht naar een geschikt CRM, kijk dan goed naar de support-mogelijkheden. CRM is dynamisch; gebruikerswensen en mogelijkheden veranderen doorlopend. Goede ondersteuning bij het optimaal gebruiken en aanpassen van de software is essentieel. En een goed bereikbare helpdesk is niet vanzelfsprekend. Onderzoek ook of er voor support betaald moet worden.

SpinOffice levert naast uitgebreide documentatie een helpdesk waarbij persoonlijk contact centraal staat. Tijdens kantooruren zijn wij altijd bereikbaar en beantwoorden wij uw vragen. Bovendien biedt het SpinOffice Support Team een half uur implementatie-support om bij de start het CRM optimaal in te richten.

De meeste CRM-leveranciers bieden een keuze uit verschillende support-abonnementen voor een vast bedrag per maand of via een strippenkaart-systeem, zodat de MKB-organisatie ondersteuning kan kiezen die past.

Additionele kosten

Als het CRM-systeem moet worden geïntegreerd met bestaande bedrijfssystemen zoals boekhoudsoftware, e-commerceplatforms of marketingtools, kunnen er extra kosten ontstaan voor de ontwikkeling en implementatie van integraties.

Het overzetten van bestaande klantgegevens naar het nieuwe CRM-systeem kan ook extra kosten met zich meebrengen, evenals investeringen in gegevensbeveiligingsmaatregelen om de vertrouwelijkheid en integriteit van klantgegevens te waarborgen.

Het is belangrijk voor MKB-bedrijven om een grondige kosten-batenanalyse uit te voeren voordat ze een CRM-systeem implementeren, waarbij alle potentiële kosten worden overwogen en afgewogen tegen de verwachte voordelen en return on investment. Met een goed begrip van de kosten kunnen MKB-bedrijven weloverwogen beslissingen nemen en een CRM-oplossing kiezen die past bij hun budget en bedrijfsbehoeften.

4. Wat zijn overwegingen bij de keuze van een CRM?

Bij het kiezen van een CRM-systeem moeten MKB-bedrijven verschillende belangrijke overwegingen in gedachten houden om ervoor te zorgen dat ze de juiste oplossing selecteren die past bij hun behoeften, budget en toekomstige groeiplannen. Hieronder worden enkele essentiële overwegingen besproken.

Functionaliteit en aanpasbaarheid

• Essentiële functies: identificeer de kernfunctionaliteiten die uw bedrijf nodig heeft, zoals contactbeheer, lead management, verkoop / pijplijnbeheer, marketingautomatisering en klantenservice-ondersteuning.
• Aanpasbaarheid: kies een CRM-systeem dat flexibel genoeg is om te worden aangepast aan de specifieke behoeften en processen van uw bedrijf, met de mogelijkheid om modules toe te voegen of aan te passen naarmate uw bedrijf groeit.

Kosten-batenanalyse

• Totale kosten: evalueer niet alleen de initiële kosten van het CRM-systeem, maar ook de lopende kosten voor licenties, onderhoud en ondersteuning om een realistisch beeld te krijgen van de totale kosten over de levensduur van het systeem.
• Return on Investment (ROI): onderzoek de potentiële voordelen van het CRM-systeem, zoals verbeterde productiviteit, verhoogde omzet en betere klanttevredenheid, en bepaal hoe deze opwegen tegen de kosten om de ROI te bepalen.

Ondersteuning en service van de leverancier

• Klantenservice: beoordeel de beschikbaarheid en kwaliteit van de klantenservice en ondersteuning die wordt geboden door de CRM-leverancier, inclusief trainingsopties, technische ondersteuning en software-updates.
• Toekomstige ontwikkeling: onderzoek de roadmap van de leverancier en bekijk welke nieuwe functies en verbeteringen gepland zijn voor toekomstige versies van het CRM-systeem, om ervoor te zorgen dat het systeem kan meegroeien met de behoeften van uw bedrijf.

Door deze overwegingen zorgvuldig te evalueren, kunnen MKB-bedrijven een weloverwogen beslissing nemen bij het kiezen van een CRM-systeem dat hen in staat stelt om hun klantrelaties te verbeteren, de productiviteit te verhogen en hun bedrijf naar nieuwe hoogten te brengen.

5. Wat levert CRM op?

Natuurlijk zijn de kosten belangrijk, maar vaak nog belangrijker is eigenlijk; wat levert CRM-software op? Wat is de ROI van een CRM-systeem voor uw bedrijf?

Een CRM-systeem dat past bij uw bedrijf en een leverancier die meedenkt is heel wat waard. De belangrijkste opbrengsten van CRM software zijn:

• Tijdbesparing: alle documenten, e-mails en afspraken met prospects en klanten zijn veel sneller vindbaar.
• Betere klantgerichtheid: doordat men veel meer inzicht heeft in het gedrag en de behoeften van klanten, kunnen werknemers er sneller en beter op inspelen met hun productontwikkeling en gerichte offertes.
• Hogere slagingskans: omdat u meer grip heeft op verkoopkansen speelt u beter in op salestrajecten en verhoogt u de kans op de order.
• Betere interne samenwerking: omdat alle informatie centraal te vinden is en iedereen werkt vanuit één waarheid schakelt u samen sneller.

Wat SpinOffice CRM exact oplevert, laten we u graag zien. Plan een online demo of start met een gratis proefaccount en ervaar zelf wat SpinOffice CRM voor uw organisatie kan betekenen.

6. Wat kost SpinOffice CRM?

Nu duidelijk is welke kosten u allemaal kunt verwachten bij het aanschaffen van een CRM, maken wij graag van de mogelijkheid gebruik om de tarieven van SpinOffice met u te delen. We nemen hier een inschatting van eenmalige investering in de vorm van implementatie in mee.

Eenvoudige start
Pro-licenties + implementatietraining
– Licentiekosten: € 32,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)
– Eenmalige investering implementatietraining: € 960

Eenvoudige start is voor veel MKB-bedrijven een goede optie.

Ideale start
Enterprise-licenties + implementatie
– Licentiekosten: € 72,50 per gebruiker per maand (jaarlijks gefactureerd)
– Eenmalige investering implementatietraining: € 960
– Eenmalige investering extra diensten: € 2.000 – € 5.000

Uiteraard zijn de diensten afhankelijk van een eventuele conversie van data uit andere systemen en integraties met andere software.

Voor non-profit organisaties is er een mogelijkheid om tegen een gereduceerd tarief met SpinOffice te werken. Vaak zijn de middelen immers beperkt, maar de noodzaak om goed te automatiseren groot. Daar wil SpinOffice graag bij helpen.

Voor meer informatie over de tarieven van onze CRM-edities, bekijk de prijzen & edities. Bent u op zoek naar een totaalbeeld van de investering én de opbrengsten van SpinOffice CRM voor uw organisatie? Boek dan een meeting met een van onze experts.

Heel veel succes met de zoektocht naar een voor u geschikte CRM-oplossing!

7. Conclusie

In deze blogpost hebben we een diepgaande analyse gemaakt van de kosten en voordelen van het implementeren van een CRM-systeem voor MKB-bedrijven. We begonnen met het bespreken van de definitie van een CRM-systeem en het belang ervan voor MKB-bedrijven, waarbij we de nadruk legden op het verbeteren van klantrelaties, het verhogen van de productiviteit en het nemen van betere zakelijke beslissingen.

Vervolgens hebben we de kosten van een CRM-systeem voor MKB-bedrijven besproken, waaronder implementatiekosten, onderhoudskosten en potentiële verborgen kosten. We hebben benadrukt hoe belangrijk het is voor MKB-bedrijven om een grondige kosten-batenanalyse uit te voeren om een weloverwogen beslissing te nemen bij het kiezen van een CRM-oplossing die past bij hun budget en behoeften.

Daarna hebben we belangrijke overwegingen besproken die MKB-bedrijven in gedachten moeten houden bij het kiezen van een CRM-systeem, zoals functionaliteit en aanpasbaarheid, kosten-batenanalyse en ondersteuning van de leverancier.

Samengevat kunnen we concluderen dat een CRM-systeem een waardevolle investering kan zijn voor MKB-bedrijven, omdat het hen in staat stelt om hun klantgerichtheid te verbeteren, de efficiëntie te verhogen en concurrentievoordeel te behalen. Door de kosten en voordelen zorgvuldig af te wegen en te leren van succesverhalen van andere bedrijven, kunnen MKB-bedrijven een CRM-oplossing kiezen die hen helpt om succesvol te groeien en te gedijen in een competitieve zakelijke omgeving.

Vorig artikel Software-update van onze mobiele app nu beschikbaar

Volgend artikel Nu beschikbaar: koppeling van jouw zakelijke telefonie via Bubble