Eind december is traditioneel het moment waarop men kort terugblikt op het afgelopen jaar. Zowel privé als zakelijk. Ook dit jaar stond grotendeels in het teken van Corona, waarbij thuiswerken en periodes waarin veel voorzieningen gesloten zijn (geweest) normaal zijn geworden. Dat is ongetwijfeld voor iedereen een grote uitdaging geweest. Ondanks dit alles hopen we dat iedereen een succesvol en gezond jaar heeft gehad.

Ook wij kijken altijd terug op wat we hebben bereikt, wat er verbeterd kan worden in SpinOffice CRM en aan onze dienstverlening, en hoe we het komend jaar nog beter kunnen doen. In dit nieuwsbericht delen we dan ook graag een aantal noemenswaardige mijlpalen uit 2021 met je.

Een vernieuwde Postvak IN

In 2019 zijn we begonnen met het herontwikkelingsproces van SpinOffice CRM met behulp van het ‘Laravel’-framework, met de nadruk op beveiliging, gebruikerservaring, stabiliteit, schaalbaarheid en integratiegemak.

Als eerst werden het Home-dashboard & Kanban-bord gelanceerd, gevolgd door belangrijke onderdelen zoals de Agenda en meest recentelijk de Postvak IN in augustus. In de loop van het jaar hebben ook de meeste andere schermen in het CRM dezelfde look en feel gekregen.

Het nieuwe relatiegedeelte (Relatielijst en -Archief), een uiterst belangrijk onderdeel van SpinOffice, wordt momenteel gefaseerd uitgerold naar onze klanten en demo-gebruikers. Meer informatie hierover volgt binnenkort.

De lancering van de web-based versie

Het is nu nog gemakkelijker om gebruik te maken van SpinOffice. Voorheen moest je eenmalig de software installeren op lokale Windows PC of Mac, maar sinds mei 2021 is het mogelijk om in te loggen in de web-based versie.

Hoe log je in? Dat is heel simpel! Klik op Inloggen bovenaan op onze website en voer je e-mailadres en persoonlijke wachtwoord in en je hebt direct toegang tot jouw klantdata!

Meer weten over de web-based versie? Leer hier verder.

Integratie met WhatsApp Business

SpinOffice CRM bevat nu een krachtige integratie met WhatsApp Business. Door middel van een WhatsApp API van MessageBird kun je nu direct via WhatsApp communiceren met jouw klanten. Inkomende conversaties komen in je Postvak IN binnen, en je start zelf gemakkelijk een gesprek vanuit de relatiekaart. Alle WhatsApp-gesprekken worden gekoppeld en gearchiveerd zoals je gewend bent bij het gebruik van SpinOffice.

Integratie met Xelion VoIP telefonie

Sinds de zomer van dit jaar bieden wij een slimme en gebruiksvriendelijke VoIP integratie met telecomaanbieder Xelion. Door SpinOffice CRM te koppelen aan Xelion kun je met VolP bellen, gebeld worden en dus direct gebruik maken van Xelion vanuit SpinOffice. Inkomende gesprekken worden gesignaleerd binnen SpinOffice, gesprekken worden herkend en gekoppeld gebaseerd op het telefoonnummer. Telefoonnummers worden herkend en SpinOffice maakt automatisch een gespreksnotitie aan. Er is een automatisch logging en tijdregistratie van alle gesprekken én indien gewenst worden geluidsopnamen automatisch opgeslagen bij de relatie in SpinOffice CRM.

Een vernieuwde rechtenstructuur

De mogelijkheid om rechten per gebruiker te kunnen instellen is cruciaal om veilig en met een gerust gevoel in een gedeelde database te werken. Voorheen was dit in SpinOffice behoorlijk ingewikkeld en niet altijd logisch en daarom hebben wij dit aangepast. We zijn van de rollen en beveiligingsgroepen afgestapt, gebruikers hebben nu alleen rechten tot functionaliteiten en wel/niet toegang tot relatietypes (i.p.v. beveiligingsgroepen).

Het beheren van de gebruikersrechten is te vinden onder menu-optie Beheer; Gebruikersinstellingen, tabblad Rechten aan de linkerkant. Bovenin wordt de gebruiker vermeld wordt. Iedere gebruiker met het SuperAdmin-recht kan ieders rechten beheren.

Binnen het gebruikersinstellingen-gedeelte, tabblad Relatietypes kan per gebruiker worden ingesteld welke relatietypes deze gebruiker mag zien.

Elke gebruiker kan beslissen met wie hij de Agenda, Postvak IN en Kanban-bord deelt.

De nieuwe rechtenstructuur wordt binnenkort nader toegelicht in ons support center.

Diverse beveiligingsverbeteringen

Beveiliging van informatie en privacy zijn en blijven onze belangrijkste assets. Het is in ons grootste belang dat jij vertrouwen hebt in de manier waarop wij omgaan met persoonlijke gegevens en alle gegevens in de database. Dagelijks monitoren wij de prestaties van onze database- en mailservers en voeren wij regelmatig updates uit t.b.v. de database performance en data-beveiliging.

Periodieke pentest

Een belangrijk nieuw onderdeel van ons interne beveiligingsprotocol is de uitvoering van een periodieke pentest. Wat is een pentest / penetratietest? Met verschillende technieken probeert de pentester kwetsbaarheden binnen computersystemen of software te vinden en uit te buiten. De pentester gaat gericht op zoek naar kwetsbaarheden en valt aan. Daarnaast worden er tools ingezet om als het als ware met hagel op de software te schieten. Hierdoor komen vaak uiteenlopende kwetsbaarheden aan het licht.

Nadat eerder dit jaar de pentest was uitgevoerd door Penetra Cyber Security, zijn onze software engineers direct aan de slag gegaan met de aanbevelingen en het oplossen van de kwetsbaarheden en het volgen van best practices om andere potentiële kwetsbaarheden te voorkomen.

De SpinOffice CRM pentest zal periodiek worden uitgevoerd.

Wil je meer weten over de pentest? Lees hier verder.

Microsoft 365 en Outlook OAuth 2.0 verificatie

Momenteel biedt SpinOffice de mogelijkheid om middels het IMAP-protocol verbinding te maken met ieder e-mailaccount dat IMAP toestaat, zoals Gmail, Hotmail / Outlook, Office 365, AOL mail, Mail.com, Yahoo, Strato of zelfs Microsoft Exchange. We gebruiken het e-mailaccountgegevens en dus wachtwoord om te kunnen verbinden.

Voor Microsoft 365 en Outlook accounts is het ook mogelijk om verbinding te maken via autorisatiestandaard OAuth 2.0. Applicaties zoals SpinOffice CRM kunnen dan namens een gebruiker toegang krijgen zonder noodzakelijkerwijs gebruikersnaam en wachtwoord vrij te geven. In plaats van de gebruikersnaam en het wachtwoord voor jouw account op te slaan, gebruiken wij nu “access tokens” en “refresh tokens” van Microsoft.

Het komt erop neer dat deze autorisatiestandaard gebruiksgemak en passende beveiliging biedt.

Wil je hier meer over weten? Lees hier verder.

Vooruitblik op 2022

Dit waren enkele van de belangrijkste hoogtepunten van 2021. In het nieuwe jaar, wanneer de tijd daar is, zullen we je informeren over aankomende nieuwe functionaliteiten en verbeteringen binnen SpinOffice, zoals onder andere:

• Het relatiegedeelte (Relatielijst en -Archief)
• Microsoft 365 synchronisatie van Contacten en Agenda
• Een nieuwe mobiele app-versie van SpinOffice CRM
• Een nieuw Dossier dashboard
• Een slimme quick massa-mail functie
• Diverse maatwerk projecten voor bestaande klanten

We zijn altijd op zoek naar nieuwe kansen. Neem gerust contact met ons op voor integratiemogelijkheden, API-suggesties óf als je specifieke software maatwerk wensen hebt voor jouw bedrijf.

Voor nu wensen wij iedereen fijne feestdagen en een gezond en succesvol nieuwjaar!

Vorig artikel Vernieuwde Postvak IN met verticale verdeling van de berichtenlijst en het preview-gedeelte

Volgend artikel Nieuw in SpinOffice: het gebruik van labels